Media gathering belakangan menjadi suatu kegiatan yang sering dilakukan perusahaan atau lembaga untuk berinteraksi dengan para jurnalis.
Mengutip situs BINUS University, media gathering atau press gathering memiliki tujuan agar organisasi lebih akrab dan dekat dengan wartawan selaku mitra lembaga.
Adanya hubungan yang dekat antara perusahaan dan media akan berdampak positif terhadap pemberitaan mengenai perusahaan.
Jadi, penting untuk perusahaan mempersiapkan kegiatan ini dengan matang sehingga meninggalkan kesan positif kepada media yang hadir.
Nah, sebelum mengadakan media gathering, sebaiknya siapkan hal-hal wajib yang sudah dirangkum oleh RadVoice Indonesia sebagai berikut.
Hal-hal Wajib Disiapkan saat Mengadakan Media Gathering
Hal-hal wajib berikut ini sebaiknya dipersiapkan dengan matang agar media gathering sukses dan meninggalkan kesan baik di mata media.
1. Informasi tentang Perusahaan
Informasi tentang perusahaan menjadi hal utama yang harus Anda persiapkan.
Anda dapat memberikan informasi terkait sejarah pendirian, penghargaan, serta susunan direksi perusahaan.
Pastikan informasi diberikan dengan lengkap, sehingga wartawan dapat mencari tahu lebih dalam mengenai perusahaan Anda.
Hal ini penting, khususnya untuk perusahaan baru atau startup yang berdiri kurang dari empat tahun. Biasanya, beberapa wartawan tidak mengetahui perusahaan yang dimaksud sehingga harus diinformasikan dengan jelas.
Informasi yang lengkap akan memberikan kesan baik kepada wartawan karena mereka akan lebih mudah meliput tentang perusahaan Anda.
2. Informasi tentang Pembicara
Selain tentang perusahaan, Anda juga wajib menyampaikan informasi tentang pembicara yang hadir di acara media gathering.
Anda dapat menjelaskan tentang pembicara dalam lampiran siaran pers atau undangan yang dikirimkan kepada wartawan.
Jika pembicara berasal dari kalangan professional, Anda juga wajib melampirkan CV sederhana yang memaparkan latar belakang pendidikan atau kariernya.
Selain itu, jika Anda ingin mengenalkan brand ambassador dari perusahaan, sebaiknya jelaskan alasan mengapa menunjuknya secara singkat saat presentasi atau dalam siaran pers.
Wartawan hadir untuk menyebarkan informasi terkait perusahaan atau brand Anda, sehingga penting untuk memberikan informasi yang selengkap mungkin.
3. Merchandise
Hal lain yang wajib dipersiapkan adalah merchandise. Pastikan Anda sudah mempersiapkan sesuai dengan jumlah wartawan yang akan diundang ke kegiatan tersebut.
Selain sebagai kenang-kenangan, merchandise juga bisa jadi ajang promosi perusahaan Anda secara pasif, lho.
Pastikan Anda telah memasang logo atau nama dari brand perusahaan pada merchandise. Saat merchandise digunakan oleh wartawan, logo akan dilihat lebih banyak orang.
Anda tidak perlu menyediakan merchandise yang mahal selama bermanfaat untuk wartawan.
4. Konsumsi
Hal lain yang juga wajib dipersiapkan adalah konsumsi. Pastikan Anda menyiapkan konsumsi lebih dari jumlah undangan yang diberikan.
Konsumsi menjadi hal penting ketika Anda mengadakan acara di waktu makan siang atau makan malam.
Jika acara diadakan pada pagi atau sore hari, Anda dapat menyiapkan konsumsi berupa camilan ringan dengan kopi atau teh.
Persiapan yang matang seperti konsumsi yang layak akan memberikan kesan baik kepada wartawan.
Layaknya mengundang tamu ke rumah, wartawan yang hadir ke acara Anda juga harus dijamu dengan baik.
Anda yang ingin mengadakan acara di restoran, pastikan semua menu dapat dikonsumsi oleh wartawan yang hadir juga, ya.
Kesimpulan
Acara media gathering menjadi salah satu cara penting untuk perusahaan mendekatkan diri dengan wartawan.
Penting untuk perusahaan mempersiapkan acara ini dengan baik dan memperhatikan hal-hal wajib berikut.
- Informasi tentang perusahaan
- Informasi tentang pembicara
- Merchandise
- Konsumsi
Jika keempat hal penting untuk dipersiapkan dengan matang, itu akan meninggalkan kesan baik kepada wartawan yang datang.
Hubungan antara perusahaan dan media pun akhirnya akan terbentuk dengan baik, sehingga citra perusahaan di mata wartawan dan publik pun terbangun secara positif.
Jadi, sudah siap mengadakan media gathering dan menjalin hubungan baik dengan para jurnalis? Jangan lupakan empat hal di atas, ya!
RadVoice Indonesia dapat menyampaikan pesan institusi Anda melalui laporan media yang kredibel di Indonesia. Berbekal pendekatan bercerita dan standar konten yang tinggi, RadVoice Indonesia akan bekerja sama dengan Anda untuk menulis artikel yang edukatif dan membidik media-media nasional atau internasional yang relevan.
Jadwalkan konsultasi online dengan RadVoice Indonesia di sini. 100% gratis, tanpa komitmen.